1. Maak een to-do-lijstje en houd het altijd up-to-date
Een to do-lijstje, daar zou je toch enkel maar van gaan duizelen en nog meer stress krijgen? Niets is minder waar. De voorwaarde is dan wel dat je te vage of algemene to do's vermijdt en de lijst ook niet onnodig lang maakt. Kies dagelijks maximaal 5 to do's die je zo kort en concreet mogelijk omschrijft.
Noteer bijvoorbeeld niet het vage 'administratie behandelen', maar wel het concretere 'belangrijkste e-mails beantwoorden'. Dankzij een to-do-lijstje weet je de avond op voorhand al waar je 's ochtends meteen mee aan de slag kan en dat verlaagt het stressniveau.
2. Zeg niet altijd "ja"
Als zaakvoerder ben je ambitieus en proactief, maar toch mag je niet altijd "ja" zeggen op vragen en voorstellen die veel tijd opslorpen. Dat is niet eenvoudig, want je wil je proactieve werknemers of belangrijke klanten niet nodeloos voor het hoofd stoten. Soms is het wel nodig om efficiënt om te kunnen gaan me tijd en je focus terug te vinden.
Twijfel je of de vraag in kwestie dringend of belangrijk genoeg is? Probeer de prioriteiten van de dag even te bekijken en hou het grotere plaatje voor ogen. Als de vraag of het voorstel je op dit moment niet vooruithelpt, dan moet het even de ijskast in.
3. Beperk de meldingen op je smartphone
Als bedrijfsleider moet je natuurlijk vlot bereikbaar zijn via mobiele telefoon. Ook al heb je alle overbodige apps al gedeïnstalleerd, kan je nog gebombardeerd worden met meldingen die er op het moment zelf niet altijd toe doen. Denk daarbij aan Facebook-meldingen van nieuwe likes op een privé-update die je na de uren plaatste of een nieuwsflash van een sport-app.
Hou enkel de meldingen voor bijv. (belangrijke) e-mails, sms'jes en andere tekstberichten. Wil je toch graag mee zijn met bijv. social media, dan kan je desnoods vaste momenten inplannen (bijvoorbeeld tijdens een middagpauze), waarop je alle (niet dringende) meldingen in één keer doorneemt.
4. Gebruik tijdsbesparende tools
Er bestaat een hele resem apps die je tijd tracken en voorstellen kunnen doen om tijd te besparen. Google Keep en Evernote zijn handige apps waarmee je eenvoudig notities en checklists kan aanmaken en beheren. Met kleurtjes, pins en andere markeringen kan je zelf structuur aanbrengen. Daarnaast bestaan er natuurlijk ook nog meer industriële toepassingen om tijdrovend handwerk te laten automatiseren, zoals frankeermachines of een facturatiesysteem waarbij gegevens automatisch ingescand worden en de boekhouder meer ademruimte krijgt.
5. Durf hulp te vragen
Hoewel je als eindverantwoordelijke graag zelf de touwtjes in handen wil houden, is het niet de bedoeling dat je jezelf verbrandt, terwijl je wel degelijk kan terugvallen op je werknemers. Is er niemand beschikbaar met de juiste vaardigheden? Dan kan je altijd een freelancer inschakelen voor een externe opdracht. Dat brengt inderdaad een extra kost met zich mee, maar zo kan je ook weer meer werk verzetten, extra projecten aannemen en een betere omzet behalen.
